Forretningsorden for lokalafdelingerne

§ 1

1.1. Forretningsordenens hjemmel
Denne forretningsorden oprettes i henhold til Foreningens vedtægter § 5.

§ 2

2.1. Tiltrædelse af forretningsordenen
Nye medlemmer af lokalbestyrelsen skal underskrive et eksemplar af forretningsordenen, der skal opbevares i lokalafdelingens arkiv.

§ 3

3.1. Medlemmer
Lokalafdelingens medlemmer er de i lokalafdelingens område hjemmehørende medlemmer af Foreningen.

§ 4

4.1. Formål og opgaver
Lokalafdelingen repræsenterer Foreningen i lokalområdet og skal:

a) afholde arrangementer for medlemmer med sclerose i alle aldersgrupper og pårørende til disse af oplysende og underholdende karakter, samt være netværk for afdelingens medlemmer,
b) sikre bedst muligt kendskab til sygdommen, lokalafdelingen og Foreningen ved information,
c) ved events og anden fundraising bidrage til finansiering af afdelingens arbejde og Foreningens aktiviteter,
d) engagere sig i lokalpolitik, dels ved repræsentation i de lokale handicapråd i samarbejde med DH’s lokalafdelinger og dels ved kontakt med relevante lokalpolitikere og embedsmænd samt andre eksterne repræsentationer.

Lokalafdelingerne skal sikre og støtte samarbejde med andre lokalafdelinger og Foreningen i øvrigt. 

4.2. Arbejdsgrupper
Til varetagelse af lokalafdelingens overordnede formål nedsættes 3 arbejdsgrupper: en netværksgruppe, en info- og eventgruppe og en lokalpolitikgruppe. Grupperne samarbejder på landsplan med Foreningens netværksudvalg, info- og eventudvalg og politisk udvalg.

§ 5

5.1 Bestyrelsens sammensætning og valg
Lokalafdelingen ledes af en bestyrelse på 7 medlemmer, der alle vælges for to år. Formanden, sekretæren, kassereren og en frivilligansvarlig, vælges af årsmødet. De 4 årsmødevalgte medlemmer udpeger i alle lige år snarest efter årsmødet et eller flere medlemmer af tre grupper: 1) info– og PR-gruppen, 2) lokalpolitikgruppen og 3) netværksgruppen, og hver gruppe udpeger 1 repræsentant til bestyrelsen.

Formanden og sekretæren vælges i lige år, kassereren og den frivilligansvarlige i ulige år.

På årsmøderne vælges 1 eller flere suppleanter for de årsmødevalgte bestyrelsesmedlemmer. Fratræder et årsmødevalgt bestyrelsesmedlem indenfor vedkommendes valgperiode, indtræder en suppleant. Er der ingen suppleant, som kan indtræde i lokalbestyrelsen, kan denne udpege et nyt medlem. Suppleanter og medlemmer, der er udpeget af lokalbestyrelsen, er bestyrelsesmedlemmer indtil det følgende ordinære årsmøde.

1 revisor vælges for et år ad gangen. Revisoren, der ikke må være medlem af bestyrelsen, skal have regnskabet til gennemsyn senest 14 dage før årsmødet.

Når bestyrelsen er fuldtallig, konstituerer den sig med en næstformand.

Mindst 2 af de 7 lokalbestyrelsesmedlem¬mer skal vælges blandt medlemmer med sclerose. Hvis lokalafdelingen midlertidigt ikke kan leve op til kravet om at 2 bestyrelsesmedlemmer skal være medlemmer med sclerose, kan Hovedbestyrelsen søges om dispensation.

Foreningen tilstræber hele tiden at have ”rette person på rette post”. I overensstemmelse hermed er bestyrelsen opmærksom på jævnlig rekruttering af nye bestyrelsesmedlemmer. 

5.2 Ungekontakter
Lokalafdelingen udpeger, der hvor der er interesse for det, en ungekontakt under 40 år for to år ad gangen. Vedkommende varetager yngre mennesker med scleroses interesser i området og er lokalafdelingens delegerede ved Attaks årsmøde. Har lokalafdelingen ingen ungekontakt, kan de sende et andet medlem under 40 år med MS som repræsentant til Attaks årsmøde.

Lokalafdelingen kan godt have flere ungekontakter, men afdelingen har kun 1 stemme ved Attaks årsmøde. Lokalafdelingen orienterer senest 3 uger før årsmødet sekretariatet om, hvem der er de-res delegerede. 

5.3 Afholdelse af møder
Lokalbestyrelsen holder møde, når formanden skønner det nødvendigt, og når det forlanges af 1/3 af lokalbestyrelsens medlemmer eller af revisor. Der bør årligt afholdes mindst 4 bestyrelsesmøder. 

5.4 Årlig mødeplan
Der udarbejdes en mødeplan for bestyrelsesmøder med eventuelle temaer. 

5.5 Varsel
Formanden indkalder til bestyrelsesmøde med mindst en uges varsel. Forud for mødets afholdelse skal bestyrelsen have tilsendt dagsorden for mødet samt det for behandling af dagsordenen nødvendige regnskabs- og bilagsmateriale.

Indkaldelse kan, hvor forholdene tilsiger det, ske med kortere varsel. 

5.6 Beslutning uden møde
I ekstraordinære tilfælde, hvor afholdelse af bestyrelsesmøde efter formandens opfattelse ikke kan afventes, kan bestyrelsen træffe beslutning ved skriftlig (herunder e-post) eller telefonisk afstemning blandt bestyrelsesmedlemmerne.

§ 6

6.1. Mødeledelse
Formanden eller næstformand leder bestyrelsesmøderne.

6.2. Beslutninger
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne, herunder formanden eller næstformanden, er til stede. Beslutninger træffes ved simpelt flertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens og i dennes forfald næstformandens stemme afgørende.

6.3. Inhabilitet
Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandlingen af spørgsmål, han har væsentlig interesse i.

6.4
Et bestyrelsesmedlem er alene bundet af sin overbevisning.

6.5. Loyalitet
Bestyrelsen skal agere loyalt i forhold til de af delegeretforsamlingen og hovedbestyrelsen trufne beslutninger.

6.6. Vurdering af bestyrelsens arbejde
Bestyrelsen drøfter én gang årligt bestyrelsesarbejdets effektivitet og samarbejdet i bestyrelsen i øvrigt. Drøftelsen kan ske på grundlag af en vurdering af såvel det enkelte medlem som bestyrelsen som helhed.

6.7. Tegning

6.7.1
Lokalafdelingen tegnes af to bestyrelsesmedlemmer i forening. Alle betalingsbilag skal være attesteret af to bestyrelsesmedlemmer, fortrinsvis af formanden og et bestyrelsesmedlem.

6.7.2 Uanset § 6.7.1
kan lokalafdelingens formand og et andet bestyrelsesmedlem end kassereren give kassereren fuldmagt til at tegne lokalafdelingens bankkonto. Sådan fuldmagt er betinget af, at banken instrueres om at sende kopi af kontoudtog og øvrige meddelelser fra banken til kontohaver til lokalafdelingens formand på dennes adresse, og at kontoudtog fremsendes hver måned eller oftere.

Kassererens dispositioner over større beløb end kr. 5.000 over lokalafdelingens bankkonto ved brug af en i henhold til § 6.7.2 udstedt fuldmagt er betinget af, at et andet lokalbestyrelsesmedlem på forhånd skriftligt har godkendt dispositionen. Formanden kan godkende dispositionen pr. telefax eller e-mail.

§ 7

7.1. Referater
Sekretæren sørger for, at der tages referat af bestyrelsesmøderne, hvoraf skal fremgå a) hvem der har deltaget, b) mødets dagsorden og c) trufne beslutninger. 

7.2. Opbevaring
Et eksemplar af referatet skal forsynes med formandens underskrift og opbevares i lokalafdelingens arkiv.

7.3. Modtagelse af referat.
Bestyrelsens medlemmer og Foreningens sekretariat skal have tilsendt referatet senest 14 dage efter mødet.

7.4. Uenighed
Et bestyrelsesmedlem, der ikke er enig i bestyrelsens beslutning, kan kræve dette ført til referat.

§ 8

8.1. Fortrolighed
Bestyrelsens medlemmer skal behandle person– og foreningsfølsomme oplysninger, som kommer dem i hænde i deres egenskab af bestyrelsesmedlemmer, som fortrolige.

§ 9

9.1 Årsmøde
Der afholdes ordinært årsmøde hvert år i januar kvartal.

Indkaldelse til årsmøde annonceres i MagaSinet og på Foreningens hjemmeside med mindst 14 dages varsel.

Dagsordenen for det ordinære årsmøde skal indeholde følgende:

• Valg af dirigent
• Bestyrelsens beretning for det forløbne år
• Godkendelse af årsrapport
• Bestyrelsens forslag til handlingsplan
• Godkendelse af budget
• Indkomne forslag
• Valg af formand og sekretær i lige år og af kasserer og frivilligansvarlig i ulige år samt eventuelt yderligere valg for 1 år - i tilfælde hvor der måtte være indtrådt en eller flere suppleanter eller udpeget et eller flere bestyrelsesmedlemmer i henhold til § 5.1, 3. afsnit. i et medlems første valgår.
• Valg af suppleanter
• Valg af revisor.
• Forslag til kandidater til delegeretforsamlingen, hovedbestyrelsen og udvalg.
• Eventuelt.

Ekstraordinært årsmøde afholdes med mindst 14 dages varsel, når bestyrelsen finder det påkrævet, eller når 1/3 af medlemmerne skriftligt fremsætter ønske herom til bestyrelsen.

Årsmødet er beslutningsdygtigt, når det er lovligt indkaldt.

 

§ 10 Økonomi

10.1
Foreningen kan efter hovedbestyrelsens beslutning yde tilskud til lokalafdelingen og lokalafdelingen kan uafhængigt af eventuelle tilskud - søge en aktivitetspulje, der administreres efter regler, der fastsættes af Foreningens netværksudvalg.

10.2
Det forventes, at lokalafdelingen søger de lokale offentlige midler, der er til rådighed.

10.3
Foreningen udvikler løbende koncepter til events mv., som gøres tilgængelige for lokalafdelingerne, der bør benytte sig deraf, ligesom lokalafdelingerne bør arrangere koncerter og rap om kap mv., alt med henblik på indtjening.

10.4
Overskud fra eksterne arrangementer, dvs. arrangementer, som andre end Foreningens medlemmer kan deltage i, deles ligeligt mellem lokalafdelingen og Foreningen. Derved medvirker lokalafdelingerne samtidig til at finansiere såvel de lokale som Foreningens aktiviteter.

10.5
Foreningen dækker - efter forudgående aftale med Info – og PRudvalget og efter retningslinier, der fastsættes af hovedbestyrelsen, underskud, der måtte blive resultatet af et arrangement, som en lokalafdeling har afviklet med henblik på indtjening.

10.6
Lokalafdelingen må ikke oprette eller indbetale til fonde eller kapitalopsamlende konti.

§ 11 Beretning og regnskab

11.1
Lokalbestyrelsen skal hvert år inden udgangen af januar kvartal indsende afdelingens årsrapport med regnskab og en beretning om lokalafdelingens virksomhed til Foreningens netværksudvalg, der sørger for, at beretningen gøres tilgængelig for hovedbestyrelsen og delegeretforsamlingen.

§ 12

12.1. Lokalafdelingens ophør
To nabolokalafdelinger kan med Foreningens hovedbestyrelses godkendelse træffe beslutning om sammenlægning. I øvrigt kan beslutning om opløsning af en lokalafdeling alene træffes på to årsmøder afholdt med mindst 8 ugers mellemrum. Vedtages det endeligt at opløse lokalafdelingen, tilfalder dens midler Foreningen, der derefter forhandler med en (eller flere) nabolokalafdelinger om tilsvarende udvidelse af denne eller disse.

§ 13

13.1. Ændring af forretningsorden
Forretningsordenen kan alene ændres af Foreningens hovedbestyrelse.

Godkendt af foreningens hovedbestyrelse den 31. august 2011