Som medlem i en bestyrelse arbejder du inden for nogle overordnede vedtagne rammer. Du skal derfor kende til Forretningsordenen for lokalafdelinger og Scleroseforeningens vedtægter.
Alle bestyrelsesmedlemmer skal underskrive Forretningsordenen.
Alle medlemmer af bestyrelsen har tavshedspligt.
Det er muligt at tilgå visse medlemsoplysninger via Lokalkommunikationssystemet. Vi henviser i denne sammenhæng til din tavshedspligt som bestyrelsesmedlem, og at du skal forholde dig til den gældende lovgivning om databeskyttelse (GDPR). Loven om databeskyttelse betyder, at data skal begrænses og håndteres fortroligt. Vi har lavet en pixi-udgave om, hvad GDPR betyder for dig, der er frivillig i Scleroseforeningen.
De fleste aktiviteter koster noget at lave, og disse udgifter bliver typisk dækket af deltagerbetaling fra de deltagende medlemmer og af et tilskud fra lokalafdelingen. Det er vigtigt, at den del af udgiften, som lokalafdelingen dækker, har et rimeligt niveau, da vi som forening har et ansvar for at anvende pengene på en måde, vi kan forsvare i forhold til foreningens formål.
Overordnet skal I tænke på:
- Midlerne skal bruges så flest muligt af vores medlemmer tilbydes relevante lokale aktiviteter.
- Langt de fleste af de midler, der er til stede i lokalafdelingerne, er indsamlede midler, så de skal bruges med omtanke, og altid på en måde vi kan forklare og forsvare.
- Nøgleordene for brug af indsamlede midler til lokale aktiviteter er: sund fornuft, rimelighed og ansvarlighed
Vi har udarbejdet en vejledning til lokalafdelingernes brug af lokale midler.
Økonomi i lokalafdelingen
I Scleroseforeningen udbetales et årligt tilskud til alle lokalafdelinger svarende til forskellen mellem deres kapital og en fastsat beløbsgrænse på 40.000 kr. De lokalafdelinger, der har en formue større end 40.000, får altså ikke tilskud. Hensigten er, at en lokalafdeling skal have mulighed for at igangsætte aktiviteter for medlemmerne, men at der ikke lokalt skal udvikles formuer, som ikke omsættes til aktiviteter. Tilskuddet tilgår automatisk lokalafdelingen efter, at godkendt årsregnskab er indsendt til sekretariatet.
Hvis lokalafdelingen holder et indtægtsgivende arrangement, det vil sige et eksternt arrangement, som andre end foreningens medlemmer kan deltage i, skal overskuddet fra arrangement deles med 50 % til lokalafdelingen og 50 % til foreningen. De første 3.000 kr. tilfalder dog altid lokalafdelingen. På den måde er lokalafdelingen med til at finansiere både lokale og landsdækkende aktiviteter.
Hvis en lokalafdeling ønsker at lave en aktivitet for medlemmerne, men ikke selv har midler til aktiviteten, har Lokalafdelingsudvalget en Aktivitetspulje, som lokalafdelingen kan søge. Beløb under 5.000 kr. behandles rent administrativt, og der kan forventes svar inden for få arbejdsdage. Beløb over 5.000 kr. skal vendes med udvalgets formand og giver en lidt længere svartid.
Søg puljen ved at sende ansøgning og budget til Lokalafdelingsudvalget via Mikael Freund: mfr@scleroseforeningen.dk.
Vi har udarbejdet en vejledning til programmet web-regnskab til kasserer.
Bank
Som lokalafdeling vælger I selv, hvilken bank I ønsker at bruge. Flere banker har et produkt til foreninger, som fint dækker de fleste lokalafdelingernes behov. Det er dog intet krav fra Scleroseforeningens side om, at man vælger denne løsning. Lokalafdelingen kan vælge den løsning, som passer bedst til den enkelte lokalafdeling.
Betalingskort
Hvis en lokalafdeling synes, det er praktisk med et betalingskort, skal dette aftales nærmere med banken. Der kan forekomme gebyr for sådan et kort.
Mobilepay
Ønsker en lokalafdeling, at det skal være muligt for medlemmer m.v. at betale via Mobilepay, oprettes dette via Mobilepays hjemmeside. Husk at det skal oprettes i lokalafdelingens navn og ikke et bestyrelsesmedlems navn.
Lokalafdelingerne kan søge foreningen om en underskudsgaranti, når de skal afholde events, koncerter etc., som har til formål at samle penge ind til eller skabe synlighed omkring sclerosesagen. For at der kan søges underskudsgaranti, skal arrangementet være rettet mod eksterne deltagere, dvs. at det ikke er et medlemsarrangement. Ansøgningen om underskudsgaranti går gennem organisationskonsulenten, og det skal ske, før der indgås aftaler eller skrives kontrakter.
Kommunerne giver økonomisk støtte til frivilligt socialt arbejde efter Servicelovens §18. Alle lokalafdelingsbestyrelser skal søge §18 midler i det omfang, det er muligt. Det giver økonomisk tilskud til det lokale arbejde og herigennem et betydeligt bidrag til foreningens samlede økonomi. Kommunernes fordelingsprincipper, fokusområder og ansøgningsfrister er forskellige. I kan i lokalafdelingen hente viden om ansøgningen på en kommunens hjemmeside og hos kommunens frivilligkonsulent. I Scleroseforeningen har vi også lavet en guide med gode råd og erfaringer om at søge § 18.
I kan i en lokalafdeling søge fonde til det lokale arbejde. Inden I sender en ansøgning, er det vigtigt at kontakte en organisationskonsulent, da henvendelser til fonde skal koordineres, så foreningen og lokalafdelingen ikke kontakter samme fond både lokalt og som hovedforening.
Foreningen og organisatoriske møder
Scleroseforeningen er en demokratisk forening, der består af en hovedbestyrelse, 6 udvalg, 43 lokalafdelinger og et sekretariat. Den overordnede politiske linje fastlægges af hovedbestyrelsen. Den mere detaljerede politiske linje fastlægges i udvalgene, mens den daglige ledelse og praktiske udførelse af opgaverne varetages af sekretariatet. Alle i foreningens hovedbestyrelse, udvalg og lokalafdelinger er frivillige, mens alle i sekretariatet er ansatte.
Udvalgene
- Sundhedsudvalget
- Social- og Handicapudvalget
- Lokalafdelingsudvalget
- Forskningsudvalget
- Ungeudvalget
- Bedre liv-bedømmelsesudvalget
Lokalafdelingernes placering i foreningen
Lokalafdelingerne er det led i foreningen, der har den tætte kontakt med medlemmerne i nærområdet. Lokalafdelingerne er underlagt hovedbestyrelsens vedtægter og beslutninger, men har samtidig stemmeret og indflydelse ved den årlige delegeretforsamling. Retninger for det lokale arbejde bestemmes i Lokalafdelingsudvalget. Lokalafdelingerne vælger på Regionsmødet hver andet år en regionsrepræsentant fra hver region til at sidde i Lokalafdelingsudvalget.
Lokalafdelingsudvalget (LAU) arbejder med alle de aktiviteter, som henvender sig til foreningens medlemmer. Det kan være lokale aktiviteter, kurser, camps m.fl. LAU er det politiske bindeled mellem det lokale arbejde og sekretariatet. I udvalget sidder en regionsrepræsentant fra hver region, som er valgt af lokalafdelingerne i det pågældende område. Udvalget består af 9-11 personer, som vælges for to år ad gangen. LAU er vært på både Formandsmøde og Regionsmøde og udsender også en nyhedsmails til lokalafdelingerne indmellem.
Lokalafdelingen deltager med én repræsentant, oftest formanden, i den årlige delegeretforsamling.
Delegeretforsamling finder sted en gang årligt i november måned og er foreningens øverste myndighed. Det er her, der er valg til foreningens hovedbestyrelse og udvalg. Hver lokalafdeling deltager med én repræsentant fra bestyrelsen, og de øvrige deltagere vælges af foreningens medlemmer, som en fordeling af unge, pårørende, mennesker med MS og andre med interesse for foreningen. Læs mere om delegeretforsamlingen i Scleroseforeningens vedtægter.
Formanden og 1-2 bestyrelsesmedlemmer deltager i det årlige Formandsmøde.
Formandsmødet afholdes hvert år i 2. kvartal, typisk i maj eller starten af juni for repræsentanter fra hele landets lokalafdelinger. Hver lokalafdeling deltager med formanden samt 1-2 andre fra bestyrelsen, der er relevante i forhold til de emner, der er på dagsorden. Lokalafdelingsudvalget er vært ved mødet. Dagsorden er primært inden for lokal ledelse og organisation.
Mødet afholdes som weekendmøde i Dronningens Ferieby i Grenaa.
Hele bestyrelsen deltager i det årlige Regionsmøde.
Regionsmøderne afholdes hvert år i september eller oktober. Alle bestyrelser i regionen samles, og lokalafdelingen deltager så vidt muligt med hele bestyrelsen. Regionsmøderne er en god anledning til at møde de andre lokalafdelinger, og der afsættes altid god tid til gensidig inspiration og erfaringsudveksling.
Mødet afholdes enten som aftenmøde eller dagsmøde i hver region. Lokalafdelingsudvalget er vært ved møderne og fastlægger dagsordenen.