Med gode procedurer for håndtering af lokalafdelingens økonomi kan I begrænse risikoen for svindel og samtidig skabe transparens for alle, der har et økonomisk ansvar i lokalafdelingen.
- Beslut i bestyrelsen, hvor store beløb kassereren kan betale på egen hånd – fx beløb på maks. 5.000 kr.
- Sørg for at alle bilag godkendes af 2 bestyrelsesmedlemmer og fortrinsvis formanden samt yderligere et bestyrelsesmedlem, således at der altid er mindst to sæt øjne, som har set og godkendt bilaget. Og hav en klar aftale om hvem den anden person i bestyrelsen er.
- Ræk ud til lokalafdelingens pengeinstitut og gå i dialog om et godt setup i banken. Er der eventuelt mulighed for at sætte en daglig beløbsgrænse på udbetalinger eller andre ting, som gør det sværere for svindlerne.
- Overvej om en eller flere personer i bestyrelsen, skal have ”kigge adgang” til lokalafdelingens konti i pengeinstituttet. Vær opmærksom på, at det evt. kan koste et gebyr.
- Overvej om en eller flere bestyrelsesmedlemmer, skal adgang til lokalafdelingens regnskabssystem. Flere vil på den måde kunne følge med i bogføringen og bede om at se relevante bilag.
- Lav et årshjul over bestyrelsens budget- og regnskabsopfølgninger. Årshjulet kan fx beskrive tidspunkter for;
- Udarbejdelse af budget
- Budgetopfølgning – fx kvartalsvis opfølgning
- Udarbejdelse af kvartalsregnskaber. Det sikrer, at der er bogført op til dato. Samtidig med udlevering af kvartalsregnskab udleveres et kontoudtog på bankkontoen.
- Vælg, hvis det er muligt, folkevalgte revisorer, der har regnskabsmæssige kompetencer, og giv dem ordentlige arbejdsvilkår. Det kan fx være god tid til revidering af regnskabet.
- Overvej at begrænse mængden af kontaktoplysninger på bestyrelsens medlemmer på lokalafdelingens hjemmeside. Sørg dog for at medlemmerne altid kan komme i kontakt med nogen i bestyrelsen.
- Sørg for at passwords ændres regelmæssigt.
- Udlever aldrig personlige oplysninger og overfør aldrig penge, hvis nogen ringer uopfordret og beder dig om det.
- Stop op, og lad dig ikke presse, selvom du får indtryk af, at det haster. Svindlere forsøger ofte at give indtryk af, at du skal handle med det samme.
- Stol ikke på visningen af et opkalds telefonnummer. Svindlere kan ændre visningen af nummeret, de ringer fra, så det er identisk med fx bankens eller politiets.
- Del kun kassererens mailadresse på lokalafdelingens hjemmeside. Andre oplysninger kan misbruges.
- Indtast aldrig oplysninger i forbindelse med links, der fører dig direkte til en loginside. Åbn i stedet en internetside, og søg den officielle hjemmeside frem, fx MitID.dk eller borger.dk.
- Stop op, og lad dig ikke presse, selvom du får indtryk af, at det haster. Svindlere forsøger ofte at give indtryk af, at du skal handle med det samme.
- Udlever aldrig personlige oplysninger, hvis nogen uopfordret beder dig om det over mail eller SMS.
- Stol ikke på visningen af en afsender på mail eller SMS. Svindlere kan ændre visningen af det telefonnummer eller den adresse, de skriver fra, så det er identisk med fx bankens eller politiets.
- Hvis en mail eller SMS kommer fra en virksomhed, du ikke har en relation til, kan det være et tegn på svindel.
Har du spørgsmål?
Kontakt din organisationskonsulent, hvis du har spørgsmål og ønsker at blive vejledt af sekretariatets administrationsafdeling.